Sitebeat Loader

Negara dan Bahasa

Indonesia
Menu

oleh Rebecca H

24 Januari 2020

Panduan Website 4 mnt

5 Penyebab Utama Scope Creep dan Cara Menghindarinya

"Bisa tolong beri lebih banyak pilihan desain?”

"Sepertinya tata letaknya kurang pas."

"Kita harus kembali ke drawing board dulu."

Pernah merasakan menjadi pihak yang apes saat mendapat masukan seperti ini dalam proyek pengembangan website? Wah, kamu tak sendiri.

Menurut PMI, nyaris 50% proyek mengalami scope creep — yang berkontribusi besar dalam penundaan atau kegagalan sebuah proyek.

Scope creep mengacu pada ekspansi proyek yang tak terbatas, serta meremehkan elemen kunci seperti anggaran, garis waktu, dan sumber daya.

Tak yakin apakah kamu sedang menghadapi scope creep? Lihat tanda-tandanya. Ini termasuk revisi yang tak ada habisnya, garis waktu proyek yang tak berujung, atau anggaran yang melampaui batas.

Namun, apa penyebab scope creep? Mari lihat lima faktor berikut, lengkap dengan cara menghadapinya.

5 Penyebab Scope Creep dan Cara Menghindarinya

1. Fenomena 'early bird'

Terkadang, bersikap proaktif membawa sebuah proyek pada kehancurannya.

Bingung? Coba pikirkan ini.

Kamu merancang perencanaan proyek dengan segenap tenaga dan merampungkan cetak biru yang luar biasa – hanya untuk menyadari itu takkan berhasil. Ini mungkin karena alasan berikut:

  • Informasi tak lengkap saat penetapan.
  • Pemahaman tak akurat atas kebutuhan klien.

Hasilnya? Kamu menghasilkan perencanaan prematur yang butuh revisi terus-menerus.

Penangkalnya: Analisis Kelayakan

Pilih melakukan analisis kelayakan, sebagaimana direkomendasikan oleh Jennifer Bridges. Intinya menekankan area kunci, seperti apa yang harus dilakukan, kapan, kenapa, bagaimana, dll. Lalu, kamu harus membuat Laporan Kelayakan yang meliputi sembilan bagian, yakni:

  1. Ringkasan eksekutif
  2. Deskripsi produk/layanan
  3. Pertimbangan teknologi
  4. Marketplace produk/layanan
  5. Strategi marketing
  6. Organisasi/kepegawaian
  7. Jadwal
  8. Proyeksi Keuangan
  9. Temuan dan rekomendasi

Membuat laporan yang obyektif, konsisten, dan jujur itu penting. Gunakan laporan ini untuk membuat keputusan lanjut/tidak lanjut, bersama seluruh pemangku kepentingan yang terlibat.

2. Proposal tak jelas dan lingkup kerja yang mengundang banyak kebingungan

Kalau kamu ingin memenuhi permintaan klien, jangan biarkan ada ketidakjelasan. Jangan berikan perencanaan setengah matang. Ini akan membuat kedua belah pihak kebingungan.

Penangkalnya: Memadukan tiga bahan ampuh

Ini rumus yang mudah diingat untukmu:

Jumlah Hasil kerja + Berapa Kali Revisi + Jadwal Proyek = Perencanaan Proyek Anti Gagal

Lihat contoh yang tidak jelas: “Dengan anggaran sekian, kamu akan mendapat beberapa pilihan desain website.”

Kemudian, coba simak contoh termodifikasi yang spesifik dan sangat jelas: “Dengan anggaran sekian, kamu akan mendapat empat pilihan desain dan empat revisi, tiga minggu setelah konten disetujui. Revisi tambahan apa pun (termasuk narasi atau desain) yang dibuat setelahnya, akan dikenakan biaya IDR 5,000 per revisi.”

  • Persyaratan proyek yang secara efektif kembali ke bisnis dan tujuan proyeknya (menurut sudut pandang agensi)
  • Kebutuhan klien
  • Alokasi sumber daya dan anggaran
  • Peran yang dimaknai secara individu
  • Jumlah hasil kerja tersegregasi berdasarkan prioritas dan kompleksitas
  • Tanggal tenggat yang pasti
  • Panjang waktu yang diberikan kepada klien untuk meninjau proyek tersebut
  • Jumlah akhir pengulangan (Misalnya empat kali revisi)

Tips bermanfaat: Kamu bisa menggunakan Bagan Gantt untuk meninjau perkembangan dan garis waktu terkini. Berikut template yang bisa dipertimbangkan:

Pelajaran Utama: Mendokumentasikan semuanya dalam format tertulis bisa menjembatani jarak antara harapan klien dan kelebihan kerja dari sisi agensi. Tujuannya memastikan klien tahu persis apa yang diharapkan, berapa yang dikeluarkan, dan kapan tenggatnya.

3. Ketidakselarasan antara klien dan agensi

Seringnya, klien mengajukan permintaan tambahan untuk dilakukan di tengah-tengah proyek. Tak hanya anggaran yang melambung karena ini, tetapi tim juga jadi kewalahan dan bekerja kelebihan beban.

Penangkalnya: Libatkan klienmu sejak awal

Solusinya sederhana. Sebelum kamu mulai merancang ruang lingkup proyek, ajak klienmu ikut dalam proses perencanaan proyek, agar mereka bisa menyampaikan kebutuhannya dan ikut serta sejak awal.

Ikutlah menyumbang saran dan bedahlah kebutuhannya bersama, agar kamu tak mendapat “permintaan khusus” atau “kebutuhan tambahan” saat sebagian besar pekerjaan rampung.

4. Ketiadaan pelacakan sumber daya dan aset

Sumber gambar

Selain itu, penting juga merancang kuesioner dan bertemu langsung dengan klien untuk memahami masukan klien secara jelas. Bila gagal, pekerjaanmu bisa berantakan.

Penangkalnya: Pantau asetmu dengan sangat teliti dan detail

Bila kamu ingin menghindari kerja keras, bersiaplah membayar lebih. Kenyataannya, agar proyekmu tetap berjalan, kamu harus terus mengecek sumber daya, anggaran, garis waktu, di antara banyak hal lainnya.

Kalau tak tahu harus mulai dari mana, awali dengan menanyakan ini kepada dirimu selama proses kerjanya berlangsung:

  1. Apa kamu sanggup mengikuti garis waktu proyek?
  2. Apakah pekerjaan spesifik terbukti lebih menantang dan menghabiskan banyak waktu dari yang diperkirakan?
  3. Apakah pekerjamu melakukan tugas berbeda dari yang disebutkan dalam perencanaan proyek?
  4. Apa kamu tak bisa memahami masukan klien dan menerapkannya dalam pekerjaan?

Pelajaran Utama: Refleksi diri dan penelusuran proyek secara konstan bisa mencegah scope creep serta menjagamu tetap berada di jalur agar bisa menyelesaikan proyek tepat waktu, bahkan lebih awal!

5. Penyelesaian berlebihan dan gold plating

​Kami paham bahwa setiap bisnis ingin membuat kliennya terkesan. Banyak cara mewujudkannya, tetapi penyelesaian berlebihan dan terus-terusan mendandani pekerjaanmu bukanlah caranya.

Walau mungkin itu membuat klienmu senang, pekerjaan bolak-balik seperti ini bisa merugikan perusahaanmu dalam beberapa aspek. Ditambah lagi, kamu bisa melewatkan tenggat atau melupakan persyaratan penting karena cepat-cepat ingin memberi lebih.

Penangkalnya: Tetaplah pada perencanaan yang sudah disetujui dan fokus pada kualitas

Solusi terbaik masalah ini adalah berpegang teguh pada lingkup proyek yang disetujui. Pusatkan seluruh energimu untuk memberikan solusi kualitatif.

Bagi desainer web, kamu bisa memberi klien dua desain hebat (satu minimalis dan satu beranimasi), daripada memberikan lima versi gaya lama yang biasa-biasa saja.

Untuk pengembangan web, ini bukan sepenuhnya tentang kuantitas, sebagaimana kualitas. Berikut ada studi kasus yang membuka mata dan layak dipertimbangkan:

Tahukah kamu, the Denver International Airport (DIA) terlambat buka 16 bulan, dengan biaya melambung $4.8 miliar (bukannya $2 miliar). Tak hanya itu. Denver harus membayar $1.1 juta per hari selama penundaan. Alasan kekacauan ini? Sangat mengejutkan, yaitu scope creep yang tak terhindarkan dan tak terdokumentasikan karena 2.100 perubahan desain yang diminta oleh United Airlines!

Tetaplah cermat

Pastikan mengidentifikasi scope creep sebelum terjadi – dan jangan sampai kamulah yang memperparahnya. Lebih lanjut lagi, hargai dirimu dan kerja keras yang kamu berikan. Di pengujung hari, pastikan pekerjaanmu sebanding dan kewarasanmu terjaga.

Siap menawarkan layananmu secara online? Mulailah dengan Sitebeat hari ini.

Ingin terus memantau proyekmu? Gunakan Brief Kreatif.

Download PDF gratisnya di sini.

ebook

Template Gratis: Brief Kreatif untuk Website

DOWNLOAD

Bonus Content